Vertrieb

Kundenbetreuung – Support durch virtuelle Assistenten

Wer den erfolgreichen Verkauf seines Produkts oder seine Dienstleistung beibehalten möchte oder gerade dabei ist, es an den Markt zu bringen, muss sich früher oder später mit dem Herzstück einer guten Vertriebsarbeit beschäftigen: Der Kundenbetreuung.

Ob Fragen zum Produkt oder der Dienstleistung generell, zu der Preisgestaltung und den Bezahlmethoden, der Retoure bzw. dem Umtausch - der Kunde muss sich bei Anliegen gut beraten fühlen und das auch nach seinem Einkauf.

Unsere virtuellen Assistenten nehmen Ihnen diesen wichtigen Part ab, der bei richtiger Abwicklung sehr aufwendig sein kann. Denn durch fehlende Zeit kommen manche Aufgaben wie die Nachbereitung der Kundendaten oder anschließende Betreuung des Kunden oft zu kurz. Durch die Fokussierung auf diesen Bereich, helfen Ihnen unsere virtuellen Assistenten dabei, Ihre Kunden maximal zufrieden zu stellen und den Umsatz nachhaltig zu steigern.

Wie funktioniert der Kundensupport über virtuelle Assistenten?

Der Kontakt zu Ihren Kunden läuft überwiegend über E-Mail und Telefon ab. Wie umfangreich dieser sein soll, zu welchen Zeiten beispielsweise der Telefonsupport möglich ist, entscheiden Sie. Nachdem die Aufgaben in der Kundenbetreuung feststehen, erfolgt für unsere virtuellen Assistenten eine Einweisung, sodass diese direkt starten können.

Ob Sie die Einweisung über E-Mail oder in einem Dokument festhalten, per Telefon oder Video Call durchführen oder in einem Video-Tutorial erklären möchten, liegt ebenfalls bei Ihnen.

Arbeiten der virtuellen Assistenten

• Beispiel 1: Eine unserer Kundinnen hat ein Unternehmen im Ausland. Der Kundensupport der deutschsprachigen Interessenten und bestehenden Kunden läuft über uns. Dazu zählt das Übersetzen von eingehenden E-Mails für unsere Kundin sowie die daraus entstehende Korrespondenz.

• Beispiel 2: Für einen Kunden aus Deutschland beantworten die Assistenten u. a. Fragen von Kunden zu Produkten und Bestellungen (telefonische Kundenbetreuung und Support per E-Mail).

Bei der Branche unserer Kunden legen wir uns nicht fest, da wir für viele Bereiche Assistenten mit entsprechendem Know-How zur Verfügung stellen können.

Unsere Kunden kommen unter anderem aus folgenden Bereichen:

• Blogger-Lifestyle und Social Media
• Online Marketing
• Steuer- und Unternehmensberatung
• Medizinische Bereiche wie z.B. Praxen
• Webshops (Amazon,eBay,...)

Sie möchten gerne mehr über die Zusammenarbeit erfahren oder ob die Kundenbetreuung bei Ihnen von unseren virtuellen Assistenten übernommen werden kann?

Dann schreiben Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Mehr Entlastung für Ihr Auftragsmanagement

Jeden Tag arbeiten wir mit oder in Prozessen, die uns unterstützen, schneller an unser Ziel zu kommen. Häufig erfordern diese aber ein gewisses Know-How und sind nicht, wie angenommen, einfach abzuarbeiten. Die Koordination von Aufträgen, die Absprache mit Dienstleistern und Abteilungen, die Einhaltung von Abgabeterminen und die Nachbearbeitung sind nur einige der umfassenden Schritte im Auftragsmanagement.

Hinzu kommen die erforderlichen Fähigkeiten im Umgang mit ERP-Systemen und der Pflege von sensiblen Daten. Unsere virtuellen Assistenten sind mit den gängigen Systemen vertraut und können sich bei Bedarf in neue Materien einarbeiten.

Was gehört zum Auftragsmanagement dazu?

Die Aufgaben im Auftragsmanagement umfassen üblicherweise Organisationstätigkeiten. In der Regel bildet ein(e) Mitarbeiter/in die Schnittstelle zum Vertrieb und der Logistik. In seiner/ihrer Funktion muss er/sie zwischen den Abteilungen vermitteln und die Prozesse abwickeln, sodass diese Ihre Aufgaben erfüllen können.

Ein klassisches Beispiel für diesen Prozess:

• Angebot schreiben
• Auftrag bearbeiten
• Warenbestellung
• Versand/Lieferung vorbereiten
• Rechnungserstellung

Dazu kommen der Kundensupport und die Absprache mit Versanddienstleistern. Selbstverständlich können auch im Nachgang weitere To do’s hinzukommen - wie beispielsweise im Falle einer Reklamation. Besonders in solchen Fällen muss der/die Mitarbeiter/in sich um den Kunden kümmern und mit guter Laune sowie konstruktiven Lösungen auftreten. Der Servicegedanke gegenüber Dienstleistern und Kunden muss zu jeder Zeit an erster Stelle stehen.

In manchen Situationen kann der Alltag auch schwierig werden, beispielsweise wenn etwas in der Auftragskette nicht nach Plan gelaufen ist. Auch in diesem Fall muss die Ruhe bewahrt werden, sodass schnell Lösungen gefunden werden können.

Unsere virtuellen Assistenten überzeugen durch eine retournierte Arbeitsweise - auch in stressigen Situationen. Durch langjährige Erfahrung und den Umgang mit unterschiedlichsten Unternehmensgrößen und deren Anforderungen, sind Herausforderungen kein Problem. Ein sensibler Umgang mit Kunden und anderen Daten sind für sie eine Selbstverständlichkeit.

Gerne besprechen wir mit Ihnen das abzudeckende Aufgabenprofil und finden die passende Lösung für Sie. Jetzt anfragen!

Unterstützung bei der Kundenakquise

Die bekannteste aller Vertriebsarten ist die Kundenakquise. Die ältesten Methoden bilden die Akquise am Telefon und die Ausgabe von Printmaterialien wie beispielsweise Flyern.

Kundenakquise wird in dem meisten Fällen als “nervig” bezeichnet. Dabei gibt es zur heutigen Zeit angenehme und unauffällige Varianten, um Kunden auf sich aufmerksam zu machen - auch im Erstkontakt.

Welche Arten von Akquise gibt es?

Bei der Akquise gibt es mehrere Wege, um Neukunden zu erreichen. Grundsätzlich werden zwei übergeordnete Arten unterschieden: Die Kalt- und Warmakquise.

Bei der Kaltakquise werden Personen angesprochen, die noch nie mit dem Unternehmen in Berührung gekommen sind. In Zeiten der DSGVO ist diese Methode jedoch äußerst umstritten, denn die angeworbene Person muss vorher ihre Einwilligung gegeben haben. Ein Beispiel ist der Newsletter: Es ist nach der DSGVO nicht mehr gestattet, Newsletter an Adressaten zu verschicken, die dies nicht explizit über ein sogenanntes Opt-In-Verfahren erlaubt haben.

Die Warmakquise hingegen beschäftigt sich mit Personen, die bereits in irgendeiner Form Kontakt zum Unternehmen hatten. Sei es der eben genannte Newsletter, das Ausfüllen eines Kontaktformulars, eine unverbindliche Anfrage usw. Grundsätzlich lässt sich daraus schnell schließen, dass die Warmakquise sowohl für den Vertriebler, als auch für den Kunden die angenehmere Art und Weise ist.

Folgende Möglichkeiten der direkten Kundenakquise gibt es:

• E-Mail-Marketing / Newsletter-Marketing
• Anzeigenschaltung
• Suchmaschinenmarketing
• Brief-Werbung
• Printwerbung
• Social Media Marketing
• Empfehlungsmarketing
• und der direkte Kontakt zum Kunden (beispielsweise im Geschäft)

Unsere virtuellen Assistenten unterstützen Sie vollumfänglich im Bereich der Kundenakquise und übernehmen zeitraubende Erstellungs-Aufgaben sowie das Pflegen und Messen der Daten. Datenschutzrechtlich können die Assistenten in Verbindung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten Sie bei Strategieentwicklungen hinsichtlich der DSGVO-Richtlinien unterstützen.

Sprechen Sie uns gerne an!